TIETOSUOJA-LAUSEKE

JAKELUYHTIÖ SUOMI OY:N TIETOSUOJALAUSEKE TYÖNTEKIJÖILLE JA TYÖNHAKIJOILLE

Viimeksi päivitetty 15.6.2018

 

Jakeluyhtiö Suomi Oy on sitoutunut suojaamaan työntekijöidensä yksityisyyttä kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Tämä tietosuojalauseke koskee työntekijöiden ja työnhakijoiden henkilötietojen käsittelyä ja kuvaamme alla tarkemmin:

  • millaisia tietoja keräämme

  • mihin tarkoitukseen tietoja käytetään ja mikä on käsittelyn oikeusperuste

  • kuinka kauan tietoja säilytetään

  • mihin tietoja luovutetaan

  • mihin tietoja siirretään

  • miten tiedot suojataan

  • millaisia oikeuksia rekisteröidyllä

     

Yhteyshenkilönä työntekijöiden tai työnhakijoiden henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa toimii henkisöstöpäällikkö Marianne Villa, sähköposti: marianne.villa@karkimedia.fi,
gsm: 050-5757 653.

 

 

 

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Käsittelemme työntekijöistä mm. seuraavia tietoja:

  • Työntekijän perustiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoitteet, henkilötunnus, lähiomaisen yhteystiedot, kansalaisuus

  • Työsuhdetiedot, kuten työsuhteen kesto ja muoto, asema, työskentelypaikkakunta, henkilönumero, sovellettava työehtosopimus, työsuhde-etuudet, kulku- ja käyttöoikeudet

  • Kompetenssitiedot, kuten koulutus, osaaminen, työhistoria

  • Työaikatiedot, kuten työaikakirjaukset, lomat ja sairauspoissaolot

  • Palkan maksamiseen liittyvät tiedot, kuten pankkitilitieto

  • Tilojen ja laitteiden käytön valvontaan liittyvät tiedot, kuten esim. kulunvalvonnan tiedot,

    ja tietojärjestelmien lokitiedot

  • Muu mahdollinen relevantti tieto työsuhteen hoitoa varten, kuten arvioinnit,

    huomautukset ja varoitukset sekä työhöntulotarkastusten tulokset taikka muut terveydentilatodistukset.

     

Käsittelemme työnhakijoista mm. seuraavia tietoja:

  • Työntekijän perustiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, henkilötunnus

  • Kompetenssitiedot, kuten koulutus, toimenkuva, osaaminen, työhistoria

  • Muut työnhakijan hakemuksessa ja työhaastattelussa ilmoittamat tiedot, kuten palkkatoive

  • Muu mahdollinen relevantti tieto rekrytointia varten, kuten henkilö- ja

    soveltuvuusarvioinnit

 

Henkilötietoja kerätään rekrytoinnin ja työsuhteen solmimisen yhteydessä tai muutoin suoraan rekisteröidyltä tai rekisteröidyn suostumuksella. Henkilötietoja voidaan päivittää työsuhteen keston aikana.

 

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTE

  • Sopimus: Tietoja käsitellään rekisterinpitäjän ja työntekijän välisen työsuhteen hallintaan, hoitamiseen, ylläpitämiseen ja kehittämiseen. Työnhakijan tietoja voidaan käyttää sopimuksesta neuvottelemiseksi.

  • Lakisääteiset velvoitteet: Tietoja käsitellään mm. työaikakirjanpidon toteuttamiseksi, työtodistusten antamiseksi, lakisääteisten maksujen suorittamiseksi, työnantajailmoitusten tekemiseksi sekä palkkakuittien säilyttämiseksi. Tällöin käsittely perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen.

  • Suostumus: Tietoja voidaan työntekijän suostumuksella kerätä mm. henkilö- ja soveltuvuusarviotestien kautta.

  • Oikeutettu etu: Tilojen ja laitteiden käytön valvontaan liittyviä tietoja, kuten kulunvalvonnan raportteja, yrityksen puhelinlaitteen paikannustietoja tai tietojärjestelmien lokitietoja, voidaan käsitellä oikeutetun edun perusteella huolehtiaksemme tietoturvasta.

     

TIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Käsittelemme tietoja niin kauan kuin on tarpeen yllä määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi:

  • Työntekijän tietoja säilytämme vähintään sopimuksen voimassaoloajan sekä sen jälkeen niin kauan kuin on tarpeen sopimuksen velvoitteiden, ml. mahdollisten riitojen, hoitamiseksi sekä lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.

  • Työnhakijan tietoja säilytämme hakuprosessin ajan sekä sen jälkeen niin kauan kuin on tarpeen rekrytointiin liittyvien velvoitteiden, ml. mahdollisten riitojen, hoitamiseksi. Voimme rekisteröidyn suostumuksella säilyttää tietoja käytettäväksi muissa rekrytoinneissa.

  • Noudatamme lakisääteisiä velvoitteita tietojen säilyttämisessä.

     

TIETOJEN LUOVUTUS

Emme luovuta tietoja kolmansille osapuolille muissa kuin alla mainituissa tilanteissa:

  • Viranomaiset: Työntekijän henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa.

  • Suostumus: Voimme luovuttaa työntekijän tai työnhakijan tietoja kolmansille osapuolille, mikäli työntekijä tai työnhakija on antanut siihen suostumuksen.

  • Yritysjärjestelyt: Mikäli myymme, fuusioimme tai muutoin järjestelemme liiketoimintaamme, työntekijän henkilötietoja voidaan luovuttaa ostajille ja näiden neuvonantajille.

  • Perintä ja oikeusvaateet: Voimme luovuttaa työntekijän henkilötietoja kolmansille osapuolille, jos se on tarpeen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, saatavien perimiseksi, mahdollisten rikkomusten tutkimiseksi taikka oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

 

TIETOJEN SIIRTO

Käytämme tietojen käsittelyssä alihankkijoita, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että tietoja käsitellään kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön ja tämän tietosuojalausekkeen mukaisesti.

Emme pääsääntöisesti siirrä tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Jos siirrämme tiedot EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla, esimerkiksi Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita

käyttäen, ja muuten siten, että henkilötietojen käsittely tapahtuu tämän tietosuojalausekkeen mukaisesti. Tietojen siirto EU- tai ETA-alueen ulkopuolella voi perustua myös käyttäjän suostumukseen.

 

TIETOTURVA

Käytämme tarpeellisia teknisiä ja organisatorisia tietoturvakeinoja henkilötietojen suojaamiseksi oikeudetonta pääsyä, luovuttamista, hävittämistä tai muuta oikeudetonta käsittelyä vastaan. Tällaisia keinoja ovat muun muassa palomuurien, salaustekniikoiden, turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja niiden käytön valvonta, salaustekniikoiden käyttö, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen sekä alihankkijoiden huolellinen valinta.

 

REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyt voivat vaikuttaa tietojensa käsittelyyn seuraavin tavoin:

  • Tietojen tarkastaminen, korjaaminen ja poistaminen: Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa hänestä tallennetut henkilötiedot. Pyynnöstä oikaisemme, täydennämme tai poistamme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot.

  • Tietojen siirtäminen: Rekisteröity voi halutessaan saada siirretyksi antamansa henkilötiedot, joita käsittelemme automaattisesti suostumuksen tai sopimuksen perusteella, ottamalla yhteyttä HR-yhteyshenkilöön.

  • Vastustamis- ja rajoittamisoikeus: Rekisteröity vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun, henkilökohtaiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella. Esimerkiksi tällaisessa tilanteessa käsittelyä rajoitetaan siksi ajaksi, kun arvioidaan perusteita vastustaa käsittelyä. Käsittelyä voidaan rajoittaa myös mm. silloin, kun rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa voimme varmistaa tietojen paikkansapitävyyden.

  • Suostumuksen peruuttaminen: Rekisteröity voi peruuttaa antamansa suostumuksen milloin tahansa ottamalla yhteyttä HR-yhteyshenkilöön.

  • Valitusoikeus: Rekisteröity voi tehdä valituksen viranomaiselle, mikäli katsoo, että hänen tietojaan on käsitelty tämän tietosuojalausekkeen ja kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön vastaisesti.